Travailler dans une grande entreprise que ce soit en interne ou en prestataire signifie qu’il faut s’adapter à un environnement avec des méthodologies et des processus déjà en place. Mais pas seulement… d’autres aspects interviennent comme l’aspect humain, les périmètres de chacun, le changement ! A travers cet article de vous partage mon retour d’expérience avec les tips, et astuces à mettre en place dans le cadre d’un projet.
1. Bien préparer son projet
L’étape la plus importante ! je vous recommande de réaliser une 1ère réunion onboarding, le plus en face à face. L’objectif est de préparer le bon déroulement du projet à savoir :
- réaliser une note de cadrage : avec les décideurs, les intervenants, les moyens de communication, les outils qui seront utilisés, les objectifs, les kpis, le rythme de partage des informations et les supports (outils de suivi), instances, définir les sprints avec une méthode agile (scrum, kanban),
- poser le planning, valider les jalons, noter les congés/absences
- créer un dossier de partage pour tous les documents exemples dossier partagé, drive, Notion, Trello…
Penser à préparer vos trames de documents, note de cadrage et planning
2. Réaliser des ateliers en intelligence collective
ll est essentiel de penser son atelier en intelligence collective. Pour simplifier, il s’agit de réaliser un travail de groupe, faire converger les idées, les compétences dans un objectif précis.
Pour se faire… poser le cadre de l’atelier et co-construisez celui-ci avec les participants :
- les valeurs qui seront appliquées dans l’atelier. Exemples : bienveillance, écoute, ouverture d’esprit, pas de jugement, confidentialité…
- l’objectif de cet atelier, ce qu’il en ressort : une maquette, un nom, un processus, une méthodologie …
- puis déterminer l’après atelier, quelles seront les actions à suivre
Créer un environnement propice
Afin que les participants se sentent à l’aise, utilisez des techniques d’Ice breaker. Comme son nom l’indique l’objectif est de briser la glace, de faire connaissance, mettre un dynamique et un environnement propice à à la créativité. Voici quelques exemples de méthodes d’Ice breaker :
- choisir un personnage ou un dessin sur des cartes pour exprimer son état d’esprit (exemple avec les cartes Dixit)
- portrait chinois, si j’étais un animal, je serais ….
- objet totem, choisir un objet dans la pièce auquel le participant s’identifie
- choisir un personnage de super héros
Quels outils pour animer un atelier en intelligence collective
Voici une sélection d’outils que j’utilise, je mixe entre des cartes et une version digitale avec Miro et Wooclap)
- Miro : de nombreux templates sont disponibles pour les brainstormings
- Wooclap : QCM, brainstorming, nuage de mots (le plus les participants peuvent également utiliser leur mobile)
- jeux de cartes réalisés pour les ateliers ex Jeu des couleurs, 100 cartes pour révéler l’intelligence collective
- jeux de cartes détournés comme Dixit, Just one
- kit pour atelier : le site économie. gouv met à disposition des outils à télécharger pour vos ateliers
Faites appel un facilitateur en intelligence collective ou un pilote de projet formé pour animer des ateliers. Contactez-moi si vous avez des projets.
Pourquoi réaliser ces ateliers en intelligence collective dans le cadre d’un projet
Ces ateliers n’ont pas seulement l’objectif d’être créatif comme réfléchir à une identité de marque, designer un produit, un site… mais ils vont vous permettre d’engager les différents acteurs du projet et obtenir plusieurs visions en fonction des compétences et responsabilité de chacun.
Conseil : n’hésitez pas à intégrer dans la préparation de l’atelier un acteur plus difficile à convaincre ou un « influenceur » . Il vous sera plus facile de créer de l’adhésion avec des atouts à vos côtés !
3. Penser communication interne !
Vous connaissez votre projet, mais les autres acteurs ont besoin d’être informé et participer. Vous pouvez mettre en place plusieurs solutions :
- outil de workflow (Trello, Notion, Asana),
- réaliser des fiches météo
- créer une newsletter projet, un email récurrent
- réaliser des instances de suivi de projet
Vos supports devront s’adapter à vos interlocuteurs, pour la direction une synthèse, une jauge d’avancement et les prochaines étapes et d’autres auront besoin d’une vision détaillée (les parties prenantes)
Voici un exemple de template « newsletter suivi de projet » que je réalise, elle se compose de éléments suivants :
- un bloc « météo« , soleil, nuage, pluie ou orage, je l’accompagne d’une note et un texte de résumé
- un bloc « synthèse des actions », où je liste toutes les étapes réalisées depuis la dernière newsletter
- un bloc « prochaines étapes » avec les dates clés
- un bloc « ressources, comptes rendus », pour rendre accessibles tous les livrables ou documents utiles du projet
- un bloc « contacts » avec le ou la pilote de projet et les autres intervenants comprenant les informations de contacts et congés/absences
4. S’adapter à la résistance au changement
Tous les projets ne peuvent pas faire l’humanité. Vous pouvez alors refaire des ateliers collaboratifs pour supprimer des points bloquants ou faire du cas par cas (échange individuel). Il conviendra alors d’aborder d’autres techniques de conduite aux changements. N’hésitez pas à établir un profil avec ses contraintes, ses objections et de trouver des solutions ensemble, certaines fois il vous faudra faire des compromis pour mener à bien une mission ou informer la direction si certains aspects sont bloquants.
5. Réaliser un retour d’expérience
Cette étape est souvent négligée car le projet est terminé. Mais l’expérience d’un projet peut vous apporter des bonnes pratiques pour vos prochains projets et également pour les autres équipes en interne. Ce retour peut être partagé lors d’une réunion de pôle, un séminaire par exemple.
Pour analyser, récolter les données, vous pouvez réaliser une matrice Kiss, envoyer un formulaire (google form), réaliser une réunion dédiée.
BONUS : demandez mon accompagnement en pilotage de projet !
Je peux vous accompagner sur des projets comme :
- création d’une marque, identité visuelle (où je suis accompagnée de ma partenaire graphiste)
- lancement d’un site, que ce soit sur la partie pilotage mais également en référencement naturel pour obtenir un site seo friendly
- améliorer le partage d’information via l’intégration d’outils collaboratifs exemple trello, notion, asana…
- intégrer un nouveau service et créer de la synergie entre les équipes
- regrouper, mutualiser des outils…
